Il catalogo ricambi, e più in generale la documentazione destinata alla gestione delle parti di ricambio, rappresentano una necessità sia per le aziende costruttrici sia per il Cliente. Quando è necessario ordinare un pezzo di ricambio, magari dall'altra parte del mondo, è necessario poterlo identificare in maniera univoca, avere certezza delle quantità e della corrispondenza al modello di macchina per cui viene richiesto richiesto.

Un buon catalogo ricambi soddisfa queste richieste e garantisce l'efficienza del servizio post-vendita allo stesso livello della qualità del prodotto che documenta.

Il "life-time" di impianto, di una macchina o di un accessorio è garantito dalla disponibilità dei ricambi nel tempo.

Reperire presso il costruttore la documentazione tecnica di progetto e produzione costituisce il primo passo per la stesura di un catalogo. In alternativa, è possibile eseguire un acquisizione direttamente dalla macchina/impianto attraverso un rilievo fotografico di assiemi, sottoassiemi e particolari, alla raccolta delle informazioni e della documentazione esistente, e alla stesura di una prima bozza di lavoro.

In funzione delle diverse esigenze e del prodotto da documentare, per illustrare il catalogo è possibile utilizzare disegni esplosi, disegni di progetto o fotografie. Qualsiasi sia la tipologia delle illustrazioni utilizzate ogni tavola dovrà essere sono completata con la tabella della lista parti, normalmente in una più lingue, con codici, descrizione, quantità, validità e modalità di ordinazione.