I manuali di istruzioni per l’uso, destinati alla circolazione ed all’utilizzo nell’ambito della Comunità Economica Europea, devono riportare il Marchio CE attraverso la cui applicazione la CEE ha inteso tutelare il consumatore nei confronti dei rischi che l’utilizzo di apparecchiature (anche elementari) può comportare. Contemporaneamente la presenza del Marchio CE garantisce, in tutto il mondo, la qualità e la sicurezza del prodotto. Con l’istituzione del Marchio CE e delle procedure di certificazione ad esso collegate, la CEE ha investito il costruttore, il rivenditore e l'acquirente, di responsabilità in relazione a incidenti di qualsiasi natura riconducibili alle apparecchiature vendute/acquistate. Ecco perché ogni costruttore, apponendo il Marchio CE al proprio prodotto, dichiara ufficialmente di aver effettuato un’accurata analisi dei rischi, di averla riportata in un fascicolo tecnico, e di aver descritto i rischi residui in un manuale di Uso e Manutenzione da allegarsi al prodotto fornito al Cliente.
La Direttiva 2006/42/CE stabilisce i requisiti minimi di sicurezza che debbono essere rispettati da tutte le macchine commercializzate nei paesi della CEE. I manuali di uso e manutenzione conformi alle direttive diventano obbligatoriamente parte integrante della macchina. Per questo motivo il manuale non può essere improvvisato o non fornito, deve essere redatto da professionisti che conoscano il problema della sicurezza ancor prima dei contenuti tecnici, perché una istruzione non chiara o una avvertenza mal interpretata (o tradotta erroneamente) può rappresentare un pericolo per l’utilizzatore e una responsabilità per il costruttore. Affiancare al progettista un tecnical writer di esperienza, non solo solleva il progettista e l’ufficio tecnico da un impegno oneroso, ma garantisce una “osservazione” della macchina o dell’impianto dall’esterno, senza condizionamenti legati alle scelte progettuali effettuate ad ulteriore garanzia della bontà delle stesse.

La realizzazione di un manuale di Uso e manutenzione prevede di:

- Determinare la tempistica per la produzione del manuale.
- Assistere l'azienda nell'individuare e reperire tutte le informazioni e la documentazione necessarie alla redazione.
- Realizzare il progetto grafico del manuale di uso e manutenzione adeguato al prodotto e attento all'immagine dell'azienda.
- Elaborare la documentazione tecnica.
- Redigere testi non dispersivi o noiosi ma piuttosto con un valore aggiunto per ogni frase inserita.
- Realizzare illustrazioni, fotografie e simboli di sicurezza per permettere agli utilizzatori di operare con efficienza ed in sicurezza grazie alla chiarezza del manuale in dotazione.
- Impaginare il manuale e pubblicarlo con sistemi flessibili svincolati dai quantitativi.
- Realizzare il manuale redatto non per forma e volume di carta ma “per sostanziale comunicazione” agli utilizzatori.